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Covid19 : la continuité dans le changement !

À situation exceptionnelle, NOVENCIA, comme de nombreuses entreprises, a déployé un dispositif « extraordinaire ». Car c’est bien de mesures hors du commun dont il s’agit ! La crise du Covid19 a placé depuis 15 jours les organisations et leurs équipes dans un contexte économique, social et sociétal insolite et inédit. À cela, les directions et les managers ont répondu par une mobilisation intense pour travailler à distance mais toujours ensemble.

Si de cette crise sanitaire nous devons retenir une première leçon, ce serait celle de rappeler à chaque capitaine d’industrie que plus que jamais l’entreprise est un organisme vivant qui doit répondre à la contrainte par une force de frappe sans faille : celle de la solidarité.

Pour la deuxième année consécutive, NOVENCIA est numéro 1 du classement Great Place to Work des entreprises de moins de 500 salariés « où il fait bon travailler ». C’est pourquoi, 15 jours après le début du confinement, nous avons décidé de partager avec vous les rites à distance que nous avons instaurés pour assurer le maintien de la santé du collectif et des collaborateurs en particulier. Testés, ces usages ont été approuvés ! Et puisque ça fonctionne chez nous, n’hésitez à vous en inspirer et même échanger avec nous.

 

« Le 13 mars dernier était un vendredi. Précisément, quatre jours avant l’annonce par le Président du confinement. Les rumeurs, les fakes news fusaient sur les réseaux sociaux. Au siège, vers 11 heures, la tension mais surtout l’inquiétude étaient palpables mais les collaborateurs du siège ne posaient que des moitiés de questions ou ne finissaient pas vraiment leurs phrases.

Personne n’arrivait à intellectualiser ou à simplement réaliser l’approche d’un hypothétique confinement et avec lui le début d’une collaboration en télétravail sans qu’on en connaisse la date de fin. A 15H00, en accord avec nos clients et selon l’organisation prévu par ces derniers, nous avons généralisé le télétravail pour l’ensemble de nos consultants en mission sur site. Dimanche 15 mars à 14H44, c’est l’ensemble du groupe qui passait, dès le lendemain, pour une durée de 14 jours minimum en télétravail ». 

 

Rythme durant le télétravail

 

La mise en place du télétravail dès le 16 mars était pour NOVENCIA, la meilleure façon de répondre aux enjeux de responsabilité sociale de l’entreprise. Depuis, les usages mis en place nous permettent au quotidien, d’évaluer l’efficacité des flux de tâches existants, d’éliminer les redondances et de renforcer les canaux de communication.

Culturellement, en France, notre définition du « lien de subordination » consacre le lien hiérarchique et le présentéisme dont l’expression la plus simple est la présence du salarié sur son lieu de travail. Or, chez NOVENCIA, depuis longtemps, le contrat social repose sur la confiance mutuelle, le partage et l’authenticité, l’organisation sur un management inclusif.

Depuis plusieurs années, NOVENCIA développe l’autonomie des personnes, la construction commune, le droit à l’erreur (learn, test, learn), promeut les écosystèmes inspirants afin d’implémenter au sein de l’organisation un flux de connaissances indispensable à la croissance organique de l’entreprise.

C’est ce ciment collectif qui soude « notre tribu » et qui nous a définitivement aidé à basculer intellectuellement dans la collaboration à distance.

 

Une DSI, 100% prête !

Le plan de continuité d’activité (PCA), est depuis plusieurs années, un axe structurant de la politique informatique de notre organisation et la priorité pour le directeur des systèmes d’information. Pour répondre aux besoins du PCA, chez NOVENCIA, toutes les applications sont en mode SaaS ce qui simplifie leur gestion.

Par ailleurs, la DSI communique régulièrement auprès de l’ensemble des salariés pour leur rappeler les gestes simples afin d’éviter les attaques informatiques :

 

Préserver l’esprit d’équipe : garder le cap !

Dans une période exceptionnelle comme celle que nous traversons actuellement le plus important c’est la COMMUNICATION. C’est le pilier de la réassurance dont nos équipes ont besoin dans ce contexte.

Chez NOVENCIA, nous avons maintenu l’ensemble des réunions hebdomadaires ou bi-hebdomadaires, aux horaires habituels.

Pour renforcer la proximité et répondre aux incertitudes, la direction s’entretient 2 fois par semaine, le matin, avec une dizaine de consultants autour d’un « café virtuel ».

Pour éviter le cloisonnement et maintenir l’esprit d’équipe, un premier Live appelé le « ConfiNews » est organisé aujourd’hui (jeudi 02 avril) à 12H. 200 collaborateurs y sont conviés (l’inscription n’est à aucun moment obligatoire) pour répondre aux questions de tous les collaborateurs. Un moment important qui permet de veiller au moral des troupes, d’écouter, de mettre des mots sur les maux et sur le rapport que chacun peut avoir avec cette situation exceptionnelle, à la performance mais surtout au temps…

Chez NOVENCIA, nous appliquons depuis toujours le principe de transparence dans toutes nos prise de parole. Dans cette période, nous faisons de ce principe, la pierre angulaire de notre communication.

Le management de proximité mais à distance

Il est important que le manager entretienne une routine avec tous les membres de ses équipes afin d’identifier dans quelle mesure le confinement pèse sur un des membres de l’équipe.

La visioconférence peut être une solution car il est reconnu que 55% de la communication est non verbale.

Chez NOVENCIA dans le cas où un collaborateur décroche, le CSE a envoyé, dans les premiers jours, une communication à l’ensemble des collaborateurs :

 

 

En pérennisant les réunions par pôle, de façon bi-hebdomadaire, le lien n’est jamais distendu. Chaque collaborateur a la possibilité de s’entretenir directement, à tout moment lorsqu’il le souhaite, avec son manager grâce à Teams.

Le manager doit savoir accueillir les émotions. Étant une entreprise inclusive, les prises de décision sont prises collectivement mais peuvent l’être aussi individuellement. Ainsi les prises d’initiatives sont facilitées et appréciées des managers.

NOVENCIA compte 7 communautés (Prodigy, Craft, Active pivot, GDPR, Data,financial Services, Ux). Pendant le confinement elles continuent à échanger, partager les informations sur les expertises. Mais pas que… les réunions de communautés, qui ont lieu une fois par semaine, sont de forts moments de convivialité où tous les sujets peuvent être abordés et une idée transformée en projet. Ce sont les TechLeads qui assurent la cohésion de groupe.

Pour prévenir l’isolement réduire les distances : le plaisir

Lors de l’enquête Great Place to Work, 94% des salariés ont salué la célébration des « événements qui sortent de l’ordinaire » alors pour ne pas déroger à la règle, les équipes ont mis en place des rendez-vous informels comme les e-péro. Ils se déroulent une fois par semaine et sont organisés par équipe. Un moment de convivialité pure qui a le pouvoir de libérer la parole, de relâcher la pression et entretenir plus que jamais la proximité.

Le 24 mars dernier, les résultats de Great Place étaient très attendus. Et pour vivre en temps réel, la pression qui monte lors de l’attente des résultats, le service communication a organisé un fil rouge sur Teams, tout au long de la journée, ponctué de devinettes, jeux, photos, pour révéler la place de NOVENCIA dans le classement.

 

 

Simplifier les échanges pour créer de la valeur, c’est le principal objectif des équipes de NOVENCIA au 15ème jour du confinement. Nos collaborateurs sont notre principale richesse. Et encore une fois, l’élan de solidarité dont ils ont fait preuve à l’annonce de ces mesures d’exception, ont sidéré la direction.

Comme la direction le précisai, l’an dernier lors de l’annonce de la première place de NOVENCIA au classement Great Place To Work « il n’y a pas de recette miracle pour qu’une organisation soit efficace ! Rester au centre de la mêlée est la seule ambition des managers et de la direction. »

Merci à nos équipes de nous suivre encore une fois dans cette aventure « extraordinaire ».

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