Onboarding : la meilleure recette

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Onboarding : la meilleure recette

À l’occasion du Prodigy Lab #19 du 6 octobre 2021, Sarah Nazir, learning program manager chez Ubisoft a pu éclairer les Novenciens sur les secrets du bon onboarding pour les collaborateurs.

« La motivation est le nerf de la guerre de l’expérience collaborateur ».

La motivation : c’est la clé

Pour un onboarding de qualité, il faut s’intéresser à la motivation intrinsèque des collaborateurs.  Celle qui vient de l’intérieur, qui engage dans une voie, celle qui va vous permettre d’arrêter de fumer par exemple. Les chiffres démontrent que 65% des nouveaux employés consultent des offres d’emploi dans les 91 jours de leur arrivée sur un poste, soit trois mois. En période de Covid, 50% des collaborateurs se posaient la question de rester dans l’entreprise. Cela prouve que la motivation fluctue, et surtout qu’il faut l’encourager. Qu’est-ce qui motive quelqu’un ?

Les réponses des Novenciens :

  • Les collègues
  • La nature de la mission
  • La rémunération (levier intrinsèque)
  • Trouver du sens à ce qu’on fait
  • La culture d’entreprise
  • Le domaine d’activité

La motivation intrinsèque c’est tout simplement le fait d’exercer une activité dans le but d’obtenir une satisfaction personnelle. Le fait même d’accomplir cette activité satisfait celui qui l’exerce. Les récompenses externes comme les félicitations, la prime peuvent agir sur des leviers de motivation intrinsèque. Ces récompenses vont donner de la dopamine, ce qui va créer une boucle de renforcement positif.

Mais comment atteindre cette fameuse motivation intrinsèque ?

Le secret : La self determination theory :

Elle s’appuie sur quatre besoins psychologiques fondamentaux : l’autonomie, la compétence, et la relatedness (appartenance sociale), et l’insight (la perspective, le sens). Elle est donc basée sur la motivation humaine et la personnalité à travers les tendances inhérentes au développement et les besoins psychologiques innés des êtres humains.

Mieux comprendre avec l’univers d’Ubisoft :

 

L’autonomie : est comparable dans le monde du jeu vidéo à un « open world ». Comme dans Assassins Creed vous êtes le moteur de votre voyage, vous êtes libre, et choisissez votre destinée.

La compétence : peut s’apparenter au « Skill ». Vous enchaînez les obstacles les uns après les autres. Vous ne voyez pas le temps passer, mais vous savez ce que vous faîtes et avez un feedback régulier de la part de vos compagnons. C’est une progression constante et accessible.

La relatedness : est le personnage attachant que vous allez rencontrer sur votre route, ou alors le mode multi-joueur. Les autres vous motivent et vous tirent vers le haut.

L’insight : Le sens de votre mission, sauver le monde des griffes des templiers ! Vous passez par plusieurs épreuves annexes, mais ne perdez pas votre objectif de vue.

Le mot du jour :

L’eudémonisme : c’est une doctrine philosophique posant comme principe que le bonheur est le but de la vie humaine. Selon Sarah Nazir, c’est ce à quoi il faut tendre !

Mais attention ! En entreprise, certains « Red flags » peuvent réduire l’autonomie, et créer de la frustration comme les deadlines, les contrôles, les objectifs que l’on force ou les To Do List. Bien sûr cela varie en fonction des esprits mais cela créée une pression qui n’a parfois pas lieu d’être.  Il est plus difficile de remplir son sentiment de compétence parce que le feed-back immédiat est plus rare.

Pour un réel épanouissement de ce côté-là, il faudrait comme dans un jeu que vous accédiez à une nouvelle arme, que vous appreniez à la maitriser sur différents ennemis et qu’enfin vous tuiez le « boss final ». Exemple « in real life » :  côté management, embaucher un junior, lui donner des choses qu’il ne maitrise pas encore et le mettre en front seul avec un client ne portera pas ses fruits.

En résumé :

Autonomie : se sentir libre

Compétence : se sentir efficace

Relatedness : entrer en relation

Insight : avoir de l’impact et du sens

En tant que manager il ne faut pas oublier de prioriser les compétences en fonction des profils. Un junior n’aura pas forcément les mêmes besoins qu’un senior.

Pour construire l’identité et le collectif, les valeurs de l’entreprise doivent guider les choix. Chez Novencia par exemple, « confiance, authenticité, et partage » sont des valeurs très centrées sur les collaborateurs, et incluent le client. La cohérence est essentielle. Novencia c’est avant tout un groupe d’individus qui a envie de fonctionner ensemble. Pour un bon onboarding il faut associer les valeurs de l’entreprise et la vision du manager.

Quelques conseils pour l’onboarding de votre nouveau collaborateur :

  • Anticiper son arrivée au niveau matériel (pc, adresse e-mail, invitations à des évènements)
  • Rythmer sa première journée et finir tôt
  • Cadrer explicitement les attendus de sa mission sur le cabinet et les rappeler régulièrement
  • Maintenir les points de contact et planifier les actions pour permettre l’anticipation
  • Demander son avis, et se rendre disponible au travers de situations
  • Anticiper les livrables/ateliers/réunions sur lesquelles il/elle va intervenir

Pas de panique ! L’onboarding dure entre trois semaines et un mois.

Quelques outils qui pourront vous aider à vous organiser :

User Map (ou Journey Map) sont des cartographies du parcours utilisateur. Il aide les équipes de conception à créer une représentation visuelle de l’ensemble de l’expérience des utilisateurs avec un produit ou un service.

Grâce aux lumières de Sarah Nazir, les Novenciens sont maintenant prêts à envoyer leurs collaborateurs en mode « full stuff » dans de nouveaux mondes lors de leurs onboarding.

Marguerite de Lestapis

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